A la hora de comprar una impresora, además del precio del equipo, es muy importante tener en cuenta otros factores para determinar cuáles serán los gastos de impresión que tendrás que asumir de forma periódica.
Seguramente, si realizáramos una encuesta entre varias empresas, la mayoría no sabría determinar qué invierte anualmente en estos periféricos. ¿Y tú podrías? Si no conoces la respuesta, esta información te interesa.
¿Cuáles son tus costes de impresión?
Para identificar los gastos más importantes derivados de imprimir documentos, primero tienes que conocer las principales diferencias entre los costes directos y los indirectos.
Los primeros engloban desde el importe pagado por la impresora hasta la compra de consumibles o papel. Para calcular estos gastos, tienes que dividir la inversión en tóners entre las páginas que has impreso en un determinado intervalo de tiempo.
Entre estos costes, también se incluye el mantenimiento o las posibles reparaciones que necesite la impresora. En caso de hacer uso del soporte técnico, tendrás que sumar el valor de este servicio.
Por otro lado, los gastos indirectos son más difíciles de deducir. Estos están relacionados con el consumo energético, el tiempo de uso de la impresora y el empleado en tareas administrativas, entre las que se incluye el cambio de papel o de tinta.
Aunque esta inversión no es fácil de determinar, también es recomendable tener en cuenta estas variables. A su vez, esto te ayudará a mejorar la eficiencia del proceso de impresión y ahorrar en los gastos asociados.
¿Cómo reducir los costes de tu negocio derivados del uso y gestión de las impresoras?
Para disminuir tus costes primero debes tener una visión global de la inversión total que supone adquirir una o varias impresoras. A partir de ese momento, existen una serie de recomendaciones, medidas o herramientas que pueden servirte pasa rentabilizar al máximo tus procesos de impresión.
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Elegir la tecnología que necesitas
En primer lugar, deberás determinar el tipo de uso que vas a darle a la impresora y el volumen de trabajo que vas a manejar a diario. Conociendo estos aspectos, podrás tomar la mejor decisión.
Si no vas a imprimir en grandes cantidades o vas a hacerlo con poca frecuencia, una impresora de inyección de tinta puede ser la mejor alternativa para ti. Estos modelos se encuentran entre los más económicos a corto plazo y consumen menos energía que otros equipos.
Por su parte, los periféricos que emplean la tecnología láser son perfectos para el ámbito empresarial. Estos se sitúan como la mejor opción para trabajar con grandes volúmenes de documentos. En este caso, se trata de dispositivos más rápidos, silenciosos y ofrecen resultados más nítidos.
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Adoptar medidas aconsejadas para una impresión optimizada
Una vez hayas elegido tu impresora, es importante llevar a cabo distintas pautas que pueden ayudarte a imprimir de forma más eficiente. Algunas prácticas que puedes llevar a cabo para conseguirlo son:
- Imprimir preferencialmente en blanco y negro, cambiando a color solo cuando sea necesario.
- Gastar menos papel haciendo uso de la impresión a doble cara.
- Digitalizar documentos y reducir el número de copias impresas para ahorrar costes. Las impresoras multifunción, como las de la gama L9000 de Brother, incluyen escáneres pensados para este fin.
- Hacer uso del apagado automático.
- Emplear consumibles de gran capacidad.
- Aprovechar el modo borrador para ahorrar tinta.
Por otro lado, no olvides calibrar la impresora de forma regular. Asimismo, entre otras prácticas, es conveniente revisar los documentos antes de imprimirlos para evitar errores y optimizar el tamaño y el tipo de letra para la impresión.
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Apostar por los servicios gestionados de impresión
Algunos fabricantes como Brother ya incluyen servicios de gestión y mantenimiento de impresoras para empresas.
Gracias a estas soluciones de “pago por uso”, los expertos de la marca son los encargados de recomendarte los equipos que más se ajustan a tus necesidades, instalarlos y realizar un seguimiento de los dispositivos para garantizar su correcto funcionamiento.
Además de detectar averías o incidencias, también te ayudan a rentabilizar los procesos de impresión y controlar los gastos reales a través de informes periódicos. ¡Aprovecha ya todos sus beneficios!